毋庸置疑，任何一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作都是由一系列連貫又交錯(cuò)的業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)的。例如，有經(jīng)營決策的流程、掌握市場(chǎng)和客戶需求的流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、營銷流程、生產(chǎn)制造流程、采購供應(yīng)流程等等。通常，對(duì)于企業(yè)而言，業(yè)務(wù)流程可以定義為：通過一組作業(yè)的整合，把輸入各種必要的資源，經(jīng)過增值處理，輸出客戶所需要的、認(rèn)可的和滿意的資源(產(chǎn)品或服務(wù))。從TQM(全面質(zhì)量管理)的角度理解，廣義的客戶就是下道工序。要區(qū)別局部流程同整體流程的關(guān)系;一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸出是另一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸入。對(duì)制造業(yè)來講，它們又都是“從獲取客戶訂單開始到把產(chǎn)品交到客戶手中并收到回款”這樣一個(gè)完整的全流程的一部分。
企業(yè)選擇設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的目的是為了最大限度地滿足客戶日益增長(zhǎng)和變化多端的需求。同時(shí)也是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)劃所提出的各項(xiàng)指標(biāo)，客戶價(jià)值和企業(yè)價(jià)值是有區(qū)別的，客戶的價(jià)值是以自己認(rèn)可的費(fèi)用獲取能夠?yàn)樽约簬硇б娴漠a(chǎn)品和服務(wù)，而企業(yè)的價(jià)值是獲取合理的利潤。必須客戶的價(jià)值同企業(yè)的價(jià)值統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)雙贏。
眾所周知，對(duì)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、監(jiān)控、改進(jìn)和創(chuàng)新，要用先進(jìn)的管理理念和方法給予指導(dǎo)，使之能夠在企業(yè)全體員工的共同努力下，不斷消除一切無效作業(yè)與浪費(fèi)，不僅要最大限度地為滿足客戶的需求而增值，而且要為包括股東的所有利益相關(guān)群體，如企業(yè)(利潤)、員工(薪酬)、合作伙伴(利潤)、政府(稅收)、貸款方(利息)、投資方(股息)增值。因此，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，在一定程度上，通過觀察和分析它的業(yè)務(wù)流程即可見端倪;比如產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)的響應(yīng)速度和交付能力，總體運(yùn)營成本，不同的業(yè)務(wù)流程，運(yùn)行的結(jié)果是大相徑庭的。
“流程管理的核心就是流程，流程是任何企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)所有的業(yè)務(wù)都是需要流程來驅(qū)動(dòng)，就像人體的血脈流程把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個(gè)人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應(yīng)的結(jié)果以后再返回到相關(guān)的人（或部門）。”上海軒銘實(shí)業(yè)有限公司負(fù)責(zé)人表示，對(duì)流程管理的優(yōu)化是企業(yè)暢通信息和提升效率的關(guān)鍵，而勤哲Excel服務(wù)器就是具備這樣功能的一款軟件，那么它是怎樣對(duì)企業(yè)的流程管理進(jìn)行優(yōu)化的呢？我們以上海軒銘實(shí)業(yè)有限公司為例。
據(jù)了解，作為一家致力于家建材及家居解決方案的企業(yè)，上海軒銘實(shí)業(yè)有限公司是一家綜合的建材及家居解決方案提供商。公司目前的業(yè)務(wù)范圍涵蓋了：建材及家居產(chǎn)品的生產(chǎn)、品牌運(yùn)作、產(chǎn)品分銷、進(jìn)出口業(yè)務(wù)和咨詢服務(wù)幾大板塊。如果說優(yōu)化流程管理是企業(yè)提升效率的關(guān)鍵，那么軒銘實(shí)業(yè)在信息化過程中希望解決的主要有以下三類問題：1）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理（產(chǎn)品，供應(yīng)商，客戶數(shù)據(jù)庫，訂單處理，報(bào)表等）2）內(nèi)容化數(shù)據(jù)的管理（企業(yè)Wiki,協(xié)作平臺(tái)，共享系統(tǒng)等） 3）企業(yè)流程的管理（工作流，內(nèi)部審批流程等）。
再和傳統(tǒng)的定制開發(fā)類軟件公司比較后，軒銘實(shí)業(yè)最終選擇勤哲Excel服務(wù)器作為公司結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的解決方案基于以下原因：
1、 目前行業(yè)內(nèi)普遍采用的純B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)軟件導(dǎo)入期太長(zhǎng)，大多數(shù)軟件編程人員沒有足夠的行業(yè)背景，造成需求溝通過程困難而漫長(zhǎng)。而勤哲Excel服務(wù)器將需求定義的工作交由最具有行業(yè)見解和管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)內(nèi)部管理人員獨(dú)立完成，有效解決了需求定義的問題。在勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)下，企業(yè)根據(jù)自身需要定義自己的需求，通過勤哲Excel服務(wù)器這個(gè)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)需求，整個(gè)過程不需要太專業(yè)的編程和數(shù)據(jù)庫知識(shí)，使企業(yè)可以專注于自身資源的優(yōu)化配置與運(yùn)作流程的持續(xù)改進(jìn)。
2、 企業(yè)的流程是持續(xù)改進(jìn)與變化的。其他數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品要求企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)前必須將流程標(biāo)準(zhǔn)化，這個(gè)過程本身并不太復(fù)雜。但復(fù)雜的問題是，大多數(shù)此類產(chǎn)品并沒有為流程的改進(jìn)與變化提供足夠的靈活性和接口，也沒有賦予企業(yè)管理人員直接參與軟件流程改進(jìn)的能力，造成的直接后果是：A.系統(tǒng)導(dǎo)入后，企業(yè)在界面，字段或者流程上的細(xì)微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，一方面造成企業(yè)效率低下，嚴(yán)重依賴軟件開發(fā)企業(yè)，另一方面造成企業(yè)流程僵化，無法持續(xù)改進(jìn)以適應(yīng)需求變化。B.企業(yè)流程的改進(jìn)與變化是每時(shí)每刻都在發(fā)生的，如果每次細(xì)微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，意味著軟件的維護(hù)和運(yùn)營成本將非常昂貴。
而勤哲Excel服務(wù)器正好地解決了上述的這些問題，它的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在
1、 軟件的操作界面基于EXCEL表格，界面可以由企業(yè)根據(jù)需要自己靈活設(shè)計(jì)；
2、 字段調(diào)整和工作流設(shè)計(jì)由企業(yè)自己獨(dú)立完成，普通的企業(yè)IT人員和企業(yè)管理人員即可完成；
3、 報(bào)表設(shè)計(jì)和打印實(shí)現(xiàn)了足夠的靈活性和自由定制。
現(xiàn)在，軒銘實(shí)業(yè)將勤哲Excel服務(wù)器主要應(yīng)用于企業(yè)的以下管理：
1、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：客戶數(shù)據(jù)庫管理，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫管理，企業(yè)內(nèi)部資源管理（人力資源，后勤服務(wù)等）,以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)與報(bào)表管理。
2、 流程數(shù)據(jù)：項(xiàng)目管理，合同評(píng)審管理，產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程控制，倉儲(chǔ)及物流管理，財(cái)務(wù)管理，以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)與報(bào)表管理。
軒銘實(shí)業(yè)通過應(yīng)用勤哲Excel服務(wù)器得到收益如下：
1、 相對(duì)于其他數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品至少半年到一年的導(dǎo)入期，勤哲EXCEL服務(wù)器從平臺(tái)搭建到最終主要流程導(dǎo)入系統(tǒng)應(yīng)用，只用了2個(gè)月左右的時(shí)間。
2、 由于系統(tǒng)搭建由公司內(nèi)部人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際流程量身定制，完全貼合企業(yè)現(xiàn)有流程，軟件的導(dǎo)入沒有員工阻力，并且，幾乎不需要進(jìn)行員工培訓(xùn)。
3、 .勤哲Excel服務(wù)器平臺(tái)搭建完成后，企業(yè)的任何流程調(diào)整由內(nèi)部人員完成，節(jié)省了維護(hù)和運(yùn)營成本。
4、 勤哲EXCEL服務(wù)器極大增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理能力，提高了工作效率，并為企業(yè)進(jìn)一步信息化提供了良好的基礎(chǔ)平臺(tái)和擴(kuò)展空間。
以公司出口模塊為例，軒銘實(shí)業(yè)應(yīng)用勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)在于，通過建立完善的基礎(chǔ)產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)分散的流程通過工作流進(jìn)行整合，去除不必要的中間環(huán)節(jié)，使業(yè)務(wù)，采購，生產(chǎn)，物流工作在同一數(shù)據(jù)源上，避免了信息不對(duì)稱和中轉(zhuǎn)延遲。這樣對(duì)管理人員的管理需求和普通員工的查詢打印需求進(jìn)行細(xì)分管理。對(duì)普通的查詢和打印需求不予存儲(chǔ)，對(duì)重要的統(tǒng)計(jì)管理和存檔需求數(shù)據(jù)進(jìn)行單獨(dú)的管理和授權(quán)，既保證了企業(yè)信息的完整性安全性，又提高了數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行效率。
以下是軒銘實(shí)業(yè)出口模塊流程整合截圖
小結(jié)：
軒銘實(shí)業(yè)認(rèn)為，企業(yè)只有不斷通過創(chuàng)新來優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)環(huán)境的變化的需求；而只有當(dāng)流程是“可視化”的或透明的，才有可能對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)控和改進(jìn)。為了使業(yè)務(wù)流程“可視化”，企業(yè)必須建立一個(gè)體現(xiàn)信息集成和信息共享的信息化管理系統(tǒng)，而這個(gè)系統(tǒng)必須覆蓋企業(yè)的完整全流程才能真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和提高競(jìng)爭(zhēng)力的目的。當(dāng)前，對(duì)制造業(yè)來說，這個(gè)系統(tǒng)就是在供需鏈管理理念指導(dǎo)下的勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)。
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