在很多專業(yè)人士看來(lái)，企業(yè)要做好合同合規(guī)管理工作，一方面要構(gòu)建一套涵蓋基本制度、操作指引等相關(guān)規(guī)范的合規(guī)管理體系，建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和防范機(jī)制；另一方面，企業(yè)也要主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，推進(jìn)合同合規(guī)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的支撐作用。比如，借助大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等新技術(shù)構(gòu)建合同合規(guī)數(shù)字化管理平臺(tái)，是未來(lái)合同合規(guī)數(shù)字化管理的大趨勢(shì)。然而，在企業(yè)數(shù)字化升級(jí)的過(guò)程中，大多數(shù)大中型企業(yè)盡管已經(jīng)具備了信息化建設(shè)的基礎(chǔ)能力，但要實(shí)現(xiàn)跨部門、跨流程的數(shù)智化管控，還需要聚焦核心業(yè)務(wù)，貫穿相關(guān)業(yè)務(wù)信息，深挖關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)價(jià)值。
當(dāng)前企業(yè)進(jìn)行合同管理現(xiàn)狀如何？
合同信息查詢浪費(fèi)時(shí)間，合同多，總包、分包合同為紙質(zhì)/電子文檔存檔，財(cái)務(wù)對(duì)于每個(gè)合同收款明細(xì)、付款明細(xì)、對(duì)應(yīng)的開(kāi)票信息更是查詢困難，出現(xiàn)過(guò)重復(fù)開(kāi)票、收款/付款明細(xì)與發(fā)票開(kāi)具數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)不上的問(wèn)題。
財(cái)務(wù)付款依據(jù)不明，僅從項(xiàng)目經(jīng)理申請(qǐng)開(kāi)票難以決定是否該支付，管理職能難以實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目多、合同多，有些互相關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)問(wèn)題還無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)推送無(wú)法實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理看不到收款明細(xì)，每筆都要問(wèn)錢是否到賬，出納工作量加大。
總包合同、分包合同關(guān)系理不清。
財(cái)務(wù)軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)合同支付條款中的數(shù)據(jù)、已收款/應(yīng)收款、已付款/應(yīng)付款、發(fā)票開(kāi)具等明細(xì)在同一張匯總表中查詢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)聯(lián)（數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系）。
已有財(cái)務(wù)軟件查看數(shù)據(jù)權(quán)限還無(wú)法實(shí)現(xiàn)：按照部門/個(gè)人查看，要求僅可看到本部門/個(gè)人權(quán)限的信息，項(xiàng)目經(jīng)理僅可看到總包合同，分包合同不可看，或者僅可看到分包合同中的某項(xiàng)數(shù)據(jù)，某項(xiàng)數(shù)據(jù)不可看，并且已有的財(cái)務(wù)軟件與業(yè)務(wù)結(jié)合難以實(shí)現(xiàn)。
當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)管理模式及應(yīng)用場(chǎng)景：
1、合同分類：總包合同、分包合同。2、合同關(guān)系：總包合同指銷售合同，一個(gè)甲方名稱，對(duì)應(yīng)可能有多個(gè)項(xiàng)目、多個(gè)合同，一個(gè)項(xiàng)目下可能對(duì)應(yīng)多個(gè)合同，合同名稱是必填項(xiàng)，為合同管理中最小顆粒度。3、數(shù)據(jù)邏輯關(guān)聯(lián)：總包合同支付條款約定中的每筆款項(xiàng)，與收款明細(xì)對(duì)應(yīng)，與發(fā)票開(kāi)具流程對(duì)應(yīng)。分包合同中付款條款中的金額與付款明細(xì)對(duì)應(yīng)。
4、數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)：
甲方信息、項(xiàng)目信息、總包合同信息中的數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián)，填過(guò)的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)帶出或可選，減少填報(bào)工作量和避免填報(bào)錯(cuò)誤。
合同詳細(xì)信息以附件形式上傳。
5、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)：
項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)情況，項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收及需求情況。
6、項(xiàng)目收款：
項(xiàng)目收款是合同中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，收款與合同數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，可以將合同中的支付條款數(shù)據(jù)自動(dòng)帶出，與收款數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，這樣可以一目了然，準(zhǔn)確無(wú)誤。
7、匯總查詢：
按照時(shí)間、甲方名稱（已經(jīng)填報(bào)過(guò)的可選出來(lái)，不用輸入）、合同名稱多條件查詢，并且可以與合同信息表、收款明細(xì)表關(guān)聯(lián)。在一張匯總表上可以關(guān)聯(lián)多張數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總。這樣可以讓在一張表上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員對(duì)全部合同的各種關(guān)鍵數(shù)據(jù)對(duì)照查閱。
8、分包合同：
先有總包合同，再有分包合同，分包合同是在某個(gè)總包合同下產(chǎn)生的分包合同。
合同詳細(xì)信息以附件形式上傳。
分包合同匯總查詢：快速查詢年度/某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的所有合同匯總表，也可以選擇乙方名稱、合同名稱來(lái)篩選，合同列表中與合同簽訂的詳細(xì)信息、合同付款明細(xì)、合同額、已付款、應(yīng)付款數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)展現(xiàn)在同一張表上，便于財(cái)務(wù)人員對(duì)照查閱。
9、材料采購(gòu)管理：
項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，涉及到的采購(gòu)管理。采購(gòu)與合同中的供應(yīng)商關(guān)聯(lián)。
即時(shí)庫(kù)存查詢：
物料領(lǐng)用成本查詢：
10、項(xiàng)目成本管理：
對(duì)每個(gè)部門、每個(gè)項(xiàng)目的成本核算，對(duì)項(xiàng)目的盈利情況統(tǒng)計(jì)分析。
11、用戶管理、權(quán)限管理
用戶覆蓋到應(yīng)用系統(tǒng)的全部用戶，權(quán)限管理可以設(shè)置為：可看到全部信息；按照部門劃分僅可看到本部門的合同信息、按照個(gè)人劃分僅可看到總包合同，不可看到分包合同，或僅可看到某一部分信息，如員工A僅看到所有合同列表中的本部門的合同信息，其他合同信息看不到；按照數(shù)據(jù)字段來(lái)劃分，某個(gè)人僅可以看到某個(gè)合同的某些數(shù)據(jù)字段，其他的看不到，如A 僅能看到001編號(hào)合同中的應(yīng)收款，不能看到合同金額、已收款、發(fā)票開(kāi)具數(shù)據(jù)等。
示例：
12、與現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)自動(dòng)對(duì)接：
可與現(xiàn)有如用友/金蝶財(cái)務(wù)軟件對(duì)接，將財(cái)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)采集到項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，以便于不同的項(xiàng)目經(jīng)理、分子公司、部門等按照自己的權(quán)限查詢自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的數(shù)據(jù)?？梢詫?shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)的在同一張匯總表中展示出不同業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)。提高了數(shù)據(jù)的利用效率，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理的更好的結(jié)合。
小結(jié)：
勤哲Excel信息化平臺(tái)支撐各類合同全業(yè)務(wù)場(chǎng)景，通過(guò)合同全生命周期管理體系，實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)全流程閉環(huán)管理，保證公司經(jīng)營(yíng)依法合規(guī)規(guī)。伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型與組織變革，勤哲Excel信息化平臺(tái)將合同管理更高效。
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